La crainte qui retient le plus souvent une entreprise de changer de logiciel comptable n'est pas le prix, c'est l'historique. L'idée de perdre plusieurs années d'écritures suffit à repousser la décision d'un exercice à l'autre. Le fichier des écritures comptables règle ce problème : c'est un format normalisé que tout logiciel doit savoir produire.
Ce qu'est le FEC
Le fichier des écritures comptables est un export normalisé, exigible par l'administration fiscale en cas de contrôle. Sa structure est définie réglementairement : dix-huit champs obligatoires, du code journal au montant, en passant par la date de pièce, le libellé et le numéro de compte.
Cette normalisation, conçue pour le contrôle fiscal, en fait un excellent véhicule de migration : le fichier contient l'intégralité de la comptabilité, dans un format que tout éditeur sait lire.
L'obtenir auprès de son éditeur actuel
Tout logiciel comptable commercialisé en France doit pouvoir générer un FEC conforme, généralement depuis une rubrique d'export ou de contrôle fiscal. Demandez un fichier par exercice, sur toute la profondeur que vous souhaitez conserver.
Récupérez le FEC avant de résilier, jamais après. Un accès clôturé rend l'export impossible, et la reconstitution manuelle d'un exercice coûte infiniment plus cher que quelques semaines d'abonnement supplémentaires.
Si votre prestataire refuse ou facture cet export à un tarif dissuasif, rappelez que la production du FEC est une obligation légale attachée à la tenue de la comptabilité informatisée, et non un service optionnel.
Ce que l'import restitue
- Le plan comptable effectivement utilisé, reconstitué à partir des écritures
- L'intégralité des écritures, journal par journal, avec leurs libellés
- Les soldes d'ouverture de l'exercice en cours, repris en à-nouveaux
- Les comptes de tiers, avec leur historique de mouvements
- Les journaux et leur codification d'origine
Les trois contrôles à faire juste après
- L'équilibre général : le total des débits doit égaler le total des crédits, exercice par exercice
- Les soldes de bilan : ils doivent correspondre exactement à la liasse fiscale du dernier exercice clos, poste par poste
- Les comptes de trésorerie : le solde comptable de chaque banque doit correspondre au dernier relevé rapproché
Ces trois contrôles prennent une heure et détectent l'essentiel des anomalies d'import : écritures manquantes, doublons d'à-nouveaux, comptes mal rattachés.
Ce que le FEC ne contient pas
Le fichier porte les écritures, pas les pièces. Les factures au format PDF, les justificatifs scannés et les documents joints ne sont pas inclus. Prévoyez donc un export séparé de vos pièces, et vérifiez leur mode de nommage : c'est ce qui permettra de les rattacher aux écritures après la migration.
Il ne contient pas non plus les éléments de paramétrage : modèles de facture, échéanciers, règles de lettrage, coordonnées des tiers. Ces éléments doivent être repris séparément, ce qui représente en général l'essentiel du temps de mise en route.
Quand migrer
Le moment le plus confortable est le début d'exercice : les à-nouveaux sont figés, l'exercice précédent est clos, et le nouvel outil démarre sur une base stable. Une migration en cours d'exercice reste possible, mais suppose de reprendre les mouvements de la période écoulée, donc un contrôle plus long.
Le pire moment pour migrer est la période de clôture. Le meilleur est le mois qui suit le dépôt de la liasse, lorsque les soldes du dernier exercice sont définitifs et vérifiés.
Sur Oriette
L'import FEC est disponible depuis les paramètres de la société. Le fichier est analysé avant intégration : anomalies de format, déséquilibres et comptes inconnus sont signalés avant validation, ce qui évite d'intégrer un historique bancal. Les écritures importées restent identifiables, et l'import peut être annulé tant qu'aucune écriture nouvelle n'a été saisie.
Questions fréquentes
Combien d'exercices faut-il reprendre ?
Au minimum l'exercice en cours et le précédent, pour disposer des comparatifs. Reprendre l'ensemble de la profondeur disponible est préférable lorsque c'est possible : les données servent aux analyses pluriannuelles et à la justification en cas de contrôle.
Le FEC est-il obligatoire même pour une petite entreprise ?
Toute entreprise tenant une comptabilité informatisée doit être en mesure de produire un FEC conforme en cas de vérification. La taille n'entre pas en compte, seule la nature informatisée de la comptabilité.
Que faire si le FEC de l'ancien logiciel n'est pas conforme ?
C'est une information importante en soi : un fichier non conforme aujourd'hui le serait aussi lors d'un contrôle. L'import peut généralement être réalisé après correction des champs manquants, mais l'anomalie doit être signalée à l'ancien éditeur.
Peut-on importer un simple export Excel à la place ?
C'est possible mais moins fiable : l'export tableur ne suit aucune norme, les colonnes varient d'un éditeur à l'autre et les contrôles automatiques d'intégrité ne peuvent pas s'appliquer. Le FEC reste la voie à privilégier.
La migration interrompt-elle l'activité comptable ?
Non, à condition de préparer l'import en amont et de fixer une date de bascule. La pratique la plus sûre consiste à saisir en parallèle pendant quelques jours, le temps de valider les contrôles, avant d'abandonner l'ancien outil.
Ce qu'il faut retenir
Le FEC est la clé de la réversibilité : il contient toute la comptabilité dans un format normalisé, et son obtention est un droit. Récupérez-le avant de résilier, contrôlez l'équilibre et les soldes de bilan après import, et prévoyez séparément la reprise des pièces et du paramétrage.