Les congés payés paraissent simples jusqu'au premier litige. Ordre des départs contesté, solde inexact au moment d'un départ, congés perdus réclamés plusieurs années après : les sujets sont récurrents en PME, et le coût d'un contentieux dépasse largement l'enjeu initial.
Le mois d'avril est le bon moment pour traiter la question : les compteurs de la période en cours sont lisibles, et l'ordre des départs de l'été peut encore être arrêté sans précipitation.
L'acquisition des droits
Le salarié acquiert des congés en fonction de son temps de travail effectif sur la période de référence, à raison de deux jours et demi ouvrables par mois travaillé, soit trente jours ouvrables pour une année complète.
Certaines absences sont assimilées à du temps de travail effectif pour ce calcul, d'autres non. C'est là que naissent la plupart des écarts entre le compteur du salarié et celui de l'employeur, notamment après un arrêt maladie prolongé.
La période de référence
La période d'acquisition court traditionnellement du 1er juin au 31 mai, mais un accord d'entreprise ou de branche peut retenir l'année civile. Le choix retenu doit être connu des salariés et appliqué de manière constante.
Changer de période de référence sans accord crée des situations inextricables au moment des soldes de tout compte. Si un changement est envisagé, il suppose un accord et une période de transition explicitement organisée.
L'ordre des départs
L'employeur fixe les dates de congés, dans le respect des critères légaux et conventionnels : situation de famille, ancienneté, activité éventuelle chez d'autres employeurs. L'ordre des départs doit être communiqué suffisamment à l'avance.
Une fois communiqué, il ne peut plus être modifié à moins d'un mois du départ, sauf circonstances exceptionnelles. Cette règle protège le salarié qui a engagé des frais, et elle s'impose à l'employeur même en cas de surcroît d'activité imprévu.
Communiquer l'ordre des départs par écrit, en avril, pour la période estivale, désamorce l'essentiel des tensions. Une décision affichée et datée est difficile à contester ; une décision annoncée oralement fin juin ne l'est pas.
Le calcul de l'indemnité
Deux méthodes coexistent et l'employeur doit retenir la plus favorable au salarié :
- Le maintien de salaire : le salarié perçoit la rémunération qu'il aurait touchée s'il avait travaillé
- La règle du dixième : l'indemnité correspond à un dixième de la rémunération brute perçue pendant la période de référence
La comparaison est obligatoire, salarié par salarié, et non un choix de principe applicable à toute l'entreprise. Elle avantage généralement les salariés dont la rémunération variable a progressé au cours de la période de référence.
Les congés non pris
Le principe reste la perte des congés non pris à l'issue de la période, mais il connaît des tempéraments importants. Lorsque le salarié n'a pas pu prendre ses congés du fait de l'employeur, ou en raison d'une absence pour maladie, le report s'impose.
L'employeur doit être en mesure de démontrer qu'il a mis le salarié en situation de prendre ses congés. Une relance écrite adressée aux salariés dont le compteur reste élevé, deux mois avant la fin de la période, constitue précisément cette preuve.
L'incidence comptable
Les congés acquis et non pris à la clôture constituent une dette envers le personnel, provisionnée avec les charges sociales correspondantes. Le suivi individuel des compteurs est donc autant un sujet comptable qu'un sujet RH : sans compteur fiable, la provision est approximative, et le solde de tout compte devient une source de litige.
Trois réflexes qui évitent les litiges
- Faire figurer le compteur de congés sur chaque bulletin de paie, ce qui est obligatoire
- Formaliser les demandes et les réponses par écrit, même par simple courriel
- Relancer par écrit les salariés dont le compteur reste élevé en fin de période
Questions fréquentes
Un employeur peut-il imposer des congés ?
Oui, l'employeur fixe les dates dans le cadre de l'ordre des départs, et peut imposer une fermeture de l'entreprise. Il doit respecter les délais de prévenance et les règles de fractionnement du congé principal.
Que se passe-t-il en cas de maladie pendant les congés ?
La jurisprudence européenne a fait évoluer la position française : le salarié tombant malade pendant ses congés peut prétendre au report des jours correspondants. Ce point a connu des évolutions récentes et mérite d'être vérifié au regard de la convention collective applicable.
Les congés payés se calculent-ils en jours ouvrables ou ouvrés ?
Le calcul légal s'effectue en jours ouvrables, soit trente jours pour une année complète. De nombreuses entreprises appliquent un décompte en jours ouvrés, soit vingt-cinq jours, ce qui est admis à condition de ne pas être moins favorable au salarié.
Peut-on payer les congés au lieu de les faire prendre ?
Non, sauf en cas de rupture du contrat, où une indemnité compensatrice est versée. Le congé a une finalité de repos : le remplacer par une indemnité en cours de contrat est contraire à cette finalité.
Comment traiter les congés d'un salarié à temps partiel ?
Il acquiert les mêmes droits qu'un salarié à temps plein, en jours. Le décompte s'effectue sur la base des jours qu'il aurait dû travailler, ce qui suppose une vigilance particulière lorsque la répartition hebdomadaire est irrégulière.
Ce qu'il faut retenir
Deux jours et demi ouvrables par mois travaillé, un ordre des départs communiqué à l'avance et non modifiable dans le dernier mois, une indemnité calculée selon la formule la plus favorable au salarié. Et un compteur tenu à jour, qui sert autant à la paie qu'à la comptabilité.